Les incidences des factures impayées sur le fonctionnement d’une entreprise peuvent être désastreuses dans des cas de figure. Ainsi, avoir une politique de recouvrement de dettes efficace est nécessaire pour avoir une gestion saine. L’envoi d’une lettre de relance pour factures impayées est inévitable dans certaines circonstances. Il nécessite, quand même, le respect de certaines procédures.
Le moment approprié pour l’envoi de la lettre de relance
Les retards de payement créent toujours un dysfonctionnement au niveau de la gestion d’une entreprise. Ainsi, il est judicieux d’entamer les procédures de recouvrement dès qu’un délai de paiement est expiré. La première action à faire consiste à aviser par téléphone le débiteur de l’existence d’une facture impayée arrivant à son terme. Cette initiative doit se faire de la manière la plus cordiale possible. En effet, il est essentiel de maintenir intacte une bonne relation avec les clients. Il se peut, d’ailleurs, qu’un oubli ou une difficulté passagère soit la cause du non-paiement.
L’envoi d’une lettre de relance pour factures impayées est l’action à entreprendre, en cas d’échec de la négociation à l’amiable. Il doit, cependant, tenir compte du délai de prescription en vigueur, en matière de réglementations commerciales. Ce délai est de deux ans pour une affaire entre une entreprise et un particulier. En revanche, il est de cinq ans, dans le cas d’un règlement de conflit entre deux sociétés.
Pour effectuer toutes les démarches, il est possible d’engager une société de recouvrement. Pour avoir plus d’informations sur l’envoi de lettre de relance pour factures impayées, visitez le site rubypayeur.com.
Le contenu d’une lettre de relance pour factures impayées
Une lettre de relance doit être claire et concise et doit avoir en objet relance pour factures impayées. La dénomination de l’entreprise expéditrice et celle de la partie adverse doivent y figurer, en premier lieu. Les adresses respectives des concernés doivent y être mentionnées également. La lettre de relance doit aussi contenir la liste des impayés concernés par la correspondance. Il est même plus formel de joindre à la lettre les copies de toutes les factures. Il est important de mentionner le montant de la somme impayée dans la lettre. Une injonction à payer dans les plus brefs délais est aussi une formulation à utiliser.
Une lettre de relance pour factures impayées doit être rédigée selon les formules de politesse couramment utilisées dans une correspondance. L’utilisation des termes jugés agressifs, ou qui sous-entendent une menace, un chantage, est à éviter. D’ailleurs, l’utilisation de tels termes est passible d’une poursuite judiciaire. Elle peut être interprétée comme une atteinte à la vie privée d’une personne.
Les procédures à suivre dans l’envoi d’une lettre de relance
L’envoi d’une lettre de relance pour factures impayées est considéré comme une suite logique d’une démarche amicale déjà initiée. Dans la pratique, il n’a pas, à proprement parler, une réelle valeur juridique. Cependant, une lettre de relance peut servir de preuve de la bonne foi du créancier. Elle démontre la volonté d’avoir usé toutes les possibilités, avant d’entamer une action en justice.
Une lettre de relance peut être envoyée au débiteur par mail ou par courrier recommandé ou non. À ce stade de correspondance, il n’y pas de formalité stricte à respecter. Si le débiteur n’a pas donné suite à une première lettre, l’envoi d’une deuxième voire d’une troisième est à prévoir.
Si les démarches entreprises jusqu'à ce stade n’ont pas donné de résultat concret, il faut passer à l’étape suivante. Cette étape est un geste explicite évoquant l’intention de porter l’affaire en justice. Elle se concrétise par l’envoi d’une lettre de mise en demeure, par courrier recommandé, avec accusé de réception.